Aki társadalombiztosítási szempontból biztosítottá válik, annak a biztosítási jogviszonyát az „Igazolvány a biztosítási jogviszonyról és az egészségbiztosítási ellátásokról” elnevezésű nyomtatványban kell rögzíteni. Ennek az igazolványnak a hétköznapi elnevezése a „Tb. kiskönyv”. Erre vonatkozó rendelkezések 2024. január 01-től változtak.
A biztosított, aki biztosítási kötelezettséggel járó jogviszonyt létesít az Igazolványt a foglalkoztatónak átadja. A foglalkoztató az átvett Igazolványba három napon belül bejegyzi a biztosítási jogviszony kezdetét és az Igazolványt a jogviszony megszűnéséig megőrzi. A foglalkoztató a biztosítási jogviszony megszűnésekor az Igazolványba bejegyzi a megszűnést, és az Igazolványt a biztosítottnak a biztosítási jogviszony megszűnésének a napján átadja, aki az átvételt igazolja. Az egyéni vállalkozók a saját biztosítási jogviszonyukat nem jegyezhetik be az Igazolványukba, ezt külön az adóhatóság vagy az egészségbiztosító által kiállított igazolással tudják igazolni.
A biztosítás fennállása alatt újabb biztosítással járó jogviszony létesítése (párhuzamos biztosítási jogviszony) esetén az újabb foglalkoztató az Igazolványba a biztosítási adatokat az előzőek szerint bejegyzi, és az Igazolványt visszajuttatja ahhoz a foglalkoztatóhoz, ahol a biztosítás előbb kezdődött. Kivétel a megbízási jogviszony.
A kifizetőhellyel rendelkező foglalkoztató, a biztosítási jogviszony megszüntetésekor az említett adatokon kívül, az Igazolványon feljegyzi a biztosítási jogviszony megszűnését közvetlenül megelőző két éven belül folyósított ellátások időtartamát, a táppénz, a baleseti táppénz, a csecsemőgondozási díj, az örökbefogadói díj, és a gyermekgondozási díj esetében.
A biztosított, aki méltányosságból engedélyezhető pénzbeli ellátásban, „diplomás” gyermekgondozási díjban, több biztosítási jogviszony alapján az egészségbiztosító által folyósított gyermekgondozási díjban, vagy örökbefogadói díjban, továbbá a biztosítás megszűnését követően pénzbeli egészségbiztosítási ellátásban vagy baleseti táppénzben részesült, az ellátás folyósításának befejezésekor az Igazolványt átadja vagy megküldi az ellátást megállapító szerv részére. Az egészségbiztosító az Igazolványba bejegyzi az ellátások folyósításának időtartamát, és az Igazolványt 5 napon belül visszaadja vagy visszaküldi a biztosítottnak.
Ha az Igazolvány betelt, új Igazolványt kell kiállítani, és ahhoz csatolni kell a visszamenőleg két éven belüli biztosítási időket tartalmazó Igazolványokat.
Ha a biztosított az újabb biztosítási kötelezettséggel járó jogviszonyának kezdetekor az Igazolványt nem adja át, akkor a foglalkoztató köteles a biztosítottnak a figyelmét felhívni, hogy az Igazolványt az előző foglalkoztatójától szerezze be. Amennyiben a biztosított az Igazolványt nem szerzi be, erről a tényről a biztosítottnak írásban kell nyilatkoznia. A nyilatkozat formájára vonatkozóan nincs formanyomtatvány azt a foglalkoztató szabadon megszerkesztheti. Az írásbeli felhívást és a nyilatkozatot a foglalkoztató köteles öt évig megőrizni. Amennyiben az Igazolványt a biztosított az előző foglalkoztatójától a felhívást követő 30 napon belül nem szerzi be, a foglalkoztató új Igazolványt állít ki.
A foglalkoztató a pénzbeli ellátás iránti kérelemhez a rendelkezésére álló Igazolványt (elektronikus másolatként) akkor csatolja, ha a kérelmet a foglalkoztató székhelye szerint illetékes egészségbiztosító bírálja el, és ha a biztosított a keresőképtelenséget, vagy a gyermek születését, illetve nevelésbe vételét megelőző két éven belül más foglalkoztatónál vagy foglalkoztatóknál is állt biztosítási jogviszonyban.
Az Igazolvány jelentősége nem csak az egészségbiztosítás pénzbeli ellátásainál és a baleseti táppénznél van, hanem a kiskönyvbe bejegyzett biztosítási idők bizonyító erejűek lehetnek, az öregségi nyugdíj megállapításánál, a szolgálati idő igazolására vonatkozóan is. Ezért fontos, hogy az állampolgárok gondosan megőrizzék az Igazolványukat.
